Praca zdalna przepisy obowiązujące od 7 kwietnia 2023 roku zastąpiły tymczasowe regulacje covidowe i ograniczony przepis o telepracy. Kodeks pracy nowelizacja 2023 wprowadzona ustawą opublikowaną w Dz.U. 2023 poz. 240 nadała pracy zdalnej stały, kompleksowy charakter prawny. Dla pracownika oznacza to konkretne gwarancje finansowe i ochronę prywatności. Dla pracodawcy – nowe obowiązki administracyjne, konieczność wdrożenia regulaminu pracy zdalnej lub porozumienia o pracy zdalnej oraz jasno określone zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej. Artykuł omawia wszystkie kluczowe zmiany w przepisach, prawa i obowiązki obu stron oraz różnice między pracą zdalną stałą, hybrydową i okazjonalną.
Czym jest praca zdalna według Kodeksu pracy po nowelizacji z 2023 roku
Praca zdalna to wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika, w tym pod adresem zamieszkania, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Definicja ta wynika z art. 6718 KP, który wszedł w życie 7 kwietnia 2023 roku na podstawie Dz.U. 2023 poz. 240.
Ustawodawca wyróżnia dwie formy: całkowitą pracę zdalną, w której pracownik nigdy nie pojawia się w siedzibie firmy, oraz częściową pracę zdalną, czyli tryb hybrydowy. Kluczowym elementem definicji jest komunikacja elektroniczna – praca musi być wykonywana z użyciem narzędzi umożliwiających kontakt z pracodawcą w czasie rzeczywistym lub z opóźnieniem. Miejsce wykonywania pracy musi być każdorazowo uzgodnione z pracodawcą – pracownik nie może jednostronnie zdecydować o lokalizacji. Praca zdalna przepisy z 2023 roku po raz pierwszy jasno określają też, że uzgodnienie miejsca pracy jest warunkiem legalności całego trybu.
Jakie przepisy regulowały pracę zdalną przed nowelizacją i dlaczego je zmieniono
Przed nowelizacją praca zdalna w polskim prawie pracy opierała się na dwóch niedoskonałych podstawach. Pierwszą był art. 675 KP regulujący telepracę – tryb wymagający formalnych warunków, stałego miejsca i sprawozdawczości, który nie przystawał do elastycznych modeli pracy.
Drugą podstawą stały się przepisy covidowe – ustawa z 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 – które w trybie nadzwyczajnym pozwalały pracodawcy jednostronnie kierować pracownika do domu. Te przepisy były tymczasowe, nie definiowały zasad pokrywania kosztów pracy zdalnej ani ekwiwalentu pieniężnego, nie regulowały kontroli pracodawcy pracownika zdalnego ani zasad BHP. Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej wskazywało w konsultacjach z 2021 i 2022 roku, że luka prawna generuje spory i niepewność po obu stronach stosunku pracy. Praca hybrydowa regulacje były szczególnie zaniedbane – art. 6718 KP jest pierwszym przepisem, który legalnie sankcjonuje pracę częściową poza siedzibą firmy.
Kiedy pracodawca może polecić pracę zdalną bez zgody pracownika
Nie, polecenie pracy zdalnej bez zgody pracownika jest wyjątkiem, a nie regułą. Zgodnie z art. 6719 par. 3 KP pracodawca może jednostronnie polecić pracę zdalną wyłącznie w dwóch przypadkach:
- W czasie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii – a także w ciągu 3 miesięcy po ich odwołaniu.
- W czasie, gdy zapewnienie warunków BHP w dotychczasowym miejscu pracy jest czasowo niemożliwe – z przyczyn niezależnych od pracodawcy, takich jak pożar, awaria instalacji lub klęska żywiołowa.
- Miejsce wykonywania pracy zdalnej – konkretny adres lub zakres możliwych lokalizacji uzgodnionych z pracodawcą.
- Godziny i wymiar pracy zdalnej – w tym proporcje między pracą zdalną a stacjonarną przy trybie hybrydowym.
- Zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej – w tym ekwiwalent pieniężny lub ryczałt za internet i energię elektryczną.
- Zasady porozumiewania się – kanały komunikacji, dostępność pracownika, czas odpowiedzi.
- Zasady kontroli pracy zdalnej przez pracodawcę, w tym kontroli BHP.
- Zasady ochrony danych osobowych i informacji poufnych przetwarzanych podczas pracy zdalnej.
- Zapewnienie sprzętu do pracy zdalnej – pracodawca dostarcza laptop, monitor, klawiaturę, mysz i inne narzędzia niezbędne do wykonywania obowiązków. Pracownik może korzystać z własnego sprzętu wyłącznie za zgodą pracodawcy i pod warunkiem spełnienia wymogów bezpieczeństwa danych.
- Pokrycie kosztów energii elektrycznej – pracodawca pokrywa udokumentowane lub ryczałtowo ustalone koszty zużycia prądu. Ministerstwo Finansów w interpretacji ogólnej z 2023 roku potwierdziło, że ryczałt za prąd i internet jest zwolniony z PIT do wysokości wynikającej z kalkulacji kosztów.
- Ryczałt za internet lub pokrycie kosztów bezpośrednich – pracodawca zwraca koszty łącza internetowego w formie udokumentowanego zwrotu lub ryczałtu. Typowe stawki ryczałtu w polskich firmach w 2025 roku wahają się od 30 do 100 zł miesięcznie.
- Zapewnienie i konserwacja sprzętu – obowiązek dotyczy też naprawy, wymiany i ubezpieczenia urządzeń.
- Pokrycie kosztów szkolenia w zakresie obsługi narzędzi zdalnych – w razie potrzeby pracodawca finansuje szkolenia.
- Zakaz dyskryminacji i prawo do równego traktowania – pracownik zdalny nie może być traktowany gorzej niż pracownik stacjonarny w zakresie wynagrodzenia, awansu, szkoleń ani dostępu do urządzeń socjalnych.
- Prawo do cofnięcia wniosku – pracownik lub pracodawca może w każdej chwili złożyć wniosek o powrót do pracy stacjonarnej. Strony mają 30 dni na uzgodnienie daty powrotu, a pracodawca nie może odmówić bez uzasadnienia.
- Prawo do korzystania z pomieszczeń biurowych – pracownik pracujący zdalnie zachowuje prawo wstępu do siedziby firmy i korzystania z jej infrastruktury.
- Ochrona danych osobowych – pracodawca jest zobowiązany wdrożyć procedury zapewniające bezpieczeństwo danych przetwarzanych w miejscu pracy zdalnej.
- Ochrona przed nieuzasadnionym wypowiedzeniem złożonym w związku z odmową podjęcia pracy zdalnej lub powrotem do trybu stacjonarnego.
Poza tymi sytuacjami praca zdalna zawsze wymaga uzgodnienia – albo w formie porozumienia o pracy zdalnej przy zatrudnieniu, albo w trakcie trwania stosunku pracy na wniosek dowolnej ze stron. Warto przy tym pamiętać, że forma zatrudnienia a typ działalności wpływa na to, które przepisy mają zastosowanie w konkretnym przypadku.
Porozumienie i regulamin pracy zdalnej – co musi zawierać
Kodeks pracy nowelizacja 2023 rozróżnia dwa dokumenty regulujące pracę zdalną: porozumienie o pracy zdalnej zawierane z konkretnym pracownikiem oraz regulamin pracy zdalnej obowiązujący całą organizację. Oba dokumenty współistnieją – regulamin wyznacza ramy, porozumienie uszczegóławia warunki indywidualne.
Porozumienie z pracownikiem – forma i obowiązkowe elementy
Porozumienie o pracy zdalnej reguluje art. 6720 KP. Dokument musi określać co najmniej:
Porozumienie może być zawarte zarówno przy zawarciu umowy o pracę, jak i w trakcie jej trwania – na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy. Forma pisemna nie jest wymagana przepisami wprost, lecz zaleca ją zarówno Ministerstwo Pracy, jak i Państwowa Inspekcja Pracy w wytycznych z 2023 roku.
Regulamin pracy zdalnej – kiedy jest wymagany
Regulamin pracy zdalnej jest wymagany, jeśli pracodawca zatrudnia co najmniej 50 pracowników. Przy mniejszym zatrudnieniu regulamin jest fakultatywny, jednak wciąż możliwy. Zgodnie z art. 6724 KP pracodawca ustala regulamin po uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową, a jeśli związek nie istnieje – z przedstawicielami pracowników. Art. 6725 KP precyzuje, że brak regulaminu nie blokuje możliwości stosowania pracy zdalnej – wystarczy wówczas indywidualne porozumienie o pracy zdalnej zawarte z każdym pracownikiem osobno.
Obowiązki pracodawcy wobec pracownika zdalnego – ekwipunek i pokrycie kosztów
Kodeks pracy nowelizacja 2023 nakłada na pracodawcę konkretne obowiązki finansowe wobec pracownika zdalnego. Art. 6721 KP wymienia je następująco:
Pracodawca i pracownik mogą ustalić w porozumieniu o pracy zdalnej wyższy poziom zwrotu kosztów niż minimalne ustawowe wymogi. Kwestie finansowe warto porównać z składkami ZUS przy pracy zdalnej na własny rachunek, bo różnice między etatem a samozatrudnieniem są znaczące.
Prawa pracownika pracującego zdalnie – jakie gwarancje daje Kodeks pracy
Kodeks pracy nowelizacja 2023 przyznaje pracownikowi zdalnemu szereg gwarancji. Art. 6733 KP i art. 6727 KP razem tworzą katalog praw, który obejmuje:
Jeśli szukasz pracy zdalnej lub zmieniasz tryb zatrudnienia, zaznacz pracę zdalną w CV – rekruterzy filtrują kandydatów według tego kryterium w systemach ATS.
Praca zdalna okazjonalna – czym się różni od pracy zdalnej stałej
Praca zdalna okazjonalna to forma przewidziana w art. 6735 KP, skierowana do pracowników, którzy chcą sporadycznie pracować spoza biura. Poniżej tabela porównawcza obu form.
Praca zdalna okazjonalna jest korzystna dla pracowników, którzy potrzebują elastyczności bez formalnego przepisywania umowy. Freelancerzy i osoby łączące etat z projektami pobocznymi powinni sprawdzić też, jak wygląda ryczałt przy rozliczeniu pracy freelancerskiej zdalnie, bo reżim podatkowy ma tu znaczenie.
Kontrola pracownika zdalnego przez pracodawcę – co wolno, a czego nie
Tak, pracodawca ma prawo kontrolować pracownika zdalnego, ale uprawnienie to jest ograniczone. Zgodnie z art. 6728 KP pracodawca może przeprowadzać kontrole w zakresie: wykonywania pracy zdalnej, przestrzegania zasad BHP w miejscu pracy zdalnej oraz ochrony danych osobowych i informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.
Kontrola odbywa się po wcześniejszym uzgodnieniu z pracownikiem – pracodawca nie może wejść do miejsca zamieszkania pracownika bez jego zgody ani bez uprzedzenia. Monitoring wizyjny w domu pracownika jest niedopuszczalny. Kontrola nie może naruszać prywatności pracownika ani innych osób zamieszkałych pod tym adresem, ani przepisów BHP dotyczących pomieszczeń mieszkalnych. Szczegółowe zasady kontroli muszą być opisane w regulaminie pracy zdalnej lub porozumieniu o pracy zdalnej. To ważne zwłaszcza w branżach kreatywnych i IT – sprawdź prawa twórcy pracującego zdalnie, jeśli tworzysz kod lub treści objęte prawem autorskim.
BHP i wypadki przy pracy zdalnej – jak to działa po nowelizacji
Odpowiedzialność pracodawcy za BHP przy pracy zdalnej jest po nowelizacji dostosowana do specyfiki miejsca zamieszkania pracownika. Art. 6731 KP nakłada na pracodawcę obowiązek oceny ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej oraz opracowania zasad bezpiecznego jej wykonywania. Przed dopuszczeniem pracownika do pracy zdalnej pracodawca musi uzyskać od niego oswiadczenie BHP – pisemne potwierdzenie, że warunki lokalowe i techniczne w miejscu pracy zdalnej spełniają wymogi bezpiecznej pracy.
Wypadek przy pracy zdalnej jest traktowany jak wypadek przy pracy stacjonarnej, jeśli nastąpił w czasie pracy i w bezpośrednim związku z jej wykonywaniem. Art. 6732 KP reguluje procedurę: pracownik niezwłocznie zawiadamia pracodawcę, pracodawca powołuje zespół powypadkowy, sporządzany jest protokol powypadkowy analogiczny do standardowego. Kluczowa różnica polega na tym, że komisja nie przeprowadza oględzin miejsca wypadku bez zgody pracownika. Zasady te są istotne nie tylko operacyjnie – jak przedstawić tryb pracy w dokumentach rekrutacyjnych może mieć znaczenie, gdy ubiegasz się o stanowisko z formalizowaną pracą zdalną.
Praca zdalna a praca hybrydowa – różnice w przepisach Kodeksu pracy
Praca hybrydowa regulacje w Kodeksie pracy nie istnieją jako osobna kategoria – Kodeks pracy nowelizacja 2023 nie definiuje pracy hybrydowej wprost. Praca hybrydowa to w rozumieniu art. 6718 KP po prostu częściowa praca zdalna, czyli wykonywanie obowiązków naprzemiennie w siedzibie pracodawcy i w miejscu wskazanym przez pracownika.
Oznacza to, że praca zdalna przepisy stosowane do modelu hybrydowego są identyczne z przepisami o pracy zdalnej częściowej – wymagane jest porozumienie o pracy zdalnej lub regulamin pracy zdalnej, obowiązują zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej proporcjonalnie do liczby dni zdalnych, a pracodawca pracownik zdalny zachowują te same prawa i obowiązki co przy pełnej pracy zdalnej. Proporcjonalne rozliczanie ekwiwalentu pieniężnego i ryczałtu za internet przy trybie hybrydowym jest dopuszczalne – potwierdza to Ministerstwo Pracy w wyjaśnieniach z 2023 roku.
Najważniejsze zmiany w skrócie – tabela porównawcza przed i po nowelizacji
Poniższa tabela zestawia kluczowe obszary regulacji przed 2023 rokiem i po wejściu w życie art. 6718 KP.
Czy nowe przepisy o pracy zdalnej działają korzystnie dla pracowników
Tak, bilans nowelizacji jest dla pracowników korzystny, choć nie bez zastrzeżeń. Trzy realne korzyści to: obowiązkowy zwrot kosztów pracy zdalnej (dotąd nieistniejący), zakaz dyskryminacji pracownika zdalnego oraz prawo do powrotu do biura bez konieczności rozwiązywania umowy. Praca zdalna przepisy z 2023 roku dają też po raz pierwszy podstawę prawną do dochodzenia roszczeń z tytułu niezapewnienia sprzętu czy nieodpłatnej pracy zdalnej.
Ograniczenia są dwa: po pierwsze, nowe obowiązki formalne pracodawców – szczególnie małych firm – mogą prowadzić do niechęci wobec trybu zdalnego. Po drugie, przepisy nie regulują minimalnej wysokości ryczałtu, co zostawia pole do zaniżania zwrotów. Freelancerzy i samozatrudnieni powinni pamiętać, że art. 6718 KP dotyczy wyłącznie pracowników etatowych – konto dla freelancera pracującego zdalnie i model rozliczeń to osobna kwestia regulowana przepisami podatkowymi, nie Kodeksem pracy.
Redakcja jobsales.pl to zespół autorów specjalizujących się w temacie: praca, biznes i finanse osobiste — portal contentowy dla świadomych za. Przygotowujemy konkretne, sprawdzone i aktualne treści, które realnie pomagają naszym czytelnikom.